Fragenkatalog - Steuerkanzlei Hinterleitner in Olching

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Haben Sie für Ihr Unternehmen schon eine Verfahrensdokumentation gemäß den Vorschriften der Finanzverwaltung (hier: GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erstellt?

Ja wir haben zusammen mit unserem Steuerberater eine Verfahrensdokumentation für unser Unternehmen erstellt.

GoBD – was ist das?

Mein Steuerberater meint das Thema GoBD betrifft mich nicht.

Das Thema GoBD hat mein Steuerberater schon mal angesprochen, aber eine Verfahrensdokumentation haben wir bisher noch nicht.

Wie archivieren Sie ihre Papierbelege/digitalen Belege? (Stichwort Aufbewahrungsfrist)

Dafür nutze ich ein DMS-System (Dokumenten-Management-System) in dem alle Belege archiviert werden.

Ich habe die Belege jahrgangsweise in Kartons sortiert, das reicht mir.

Ich nutze dafür die Papierablage, gehen Belege aus dem Haus mache ich mir Arbeitskopien. Wenn der Ordner vom Steuerberater zurück kommt lege ich ihn in den Keller.

Ich habe ein Dateiablagesystem (z.B. im Windows Explorer), in dem meine digitalen Beleg archiviert

Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Beleg (Rechnung, Lieferschein, etc.) suchen?

In meinem Dokumentenmanagementsystem (DMS) finde ich alles schnell per Suchanfrage

Ich nutze die digitale Belegarchivierung meines Steuerberaters, wo ich ganz einfach nach Rechnungsnummer, -datum, - betrag, Lieferant etc. suchen kann.

Ich habe meine Belege gescannt und in einem Ordner digital archiviert

In meinen Papierordnern habe ich ein eigenes Ablagesystem, wo ich alles meist wiederfinde.

Was machen Sie mit den Rechnungen, die Sie in digitaler Form z.B. per Mail erhalten?

Ich speichere die E-Mail und den digitalen Beleg.

Ich habe hier keine einheitliche Vorgehensweise.

Ich drucke sie aus und lösche die E-Mail

Wie erstellen und bearbeiten Sie Ihre Angebote/Rechnungen und Gutschriften?

Das mache ich mit einem Office-Programm wie Excel/Word/Open Office.

Ich nutze dafür ein Rechnungsschreibungsprogramm. Mit der Übergabe der Daten hieraus an den Steuerberater habe ich mich noch nicht beschäftigt.

Ich nutze dafür ein Branchensoftware mit Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Die Daten werden elektronisch an den Steuerberater weitergeleitet.

Ich verwende eine Cloud-Lösung (z.B. wie Lexoffice)

Wie erledigen Sie ihren Zahlungsverkehr?

Bei Überweisungen fülle ich per Hand die Überweisungsträger meiner Bank aus.

Ich erledige das per Online-Banking.

Ich zahle grundsätzlich alles in bar.

Den Zahlungsverkehr bereitet mein Steuerberater/das System vor und ich gebe die Zahlungen nur noch frei.

Wie organisieren Sie die Überwachung Ihrer Zahlungseingänge (Mahnwesen) ?

Ich habe mir zur Überwachung der Rechnungseingänge (eigene) zusätzliche Lösungen ausgedacht und überwache das zusätzlich.

Mein Steuerberater hängt mir in meinen Pendelordner die Offene-Posten-Liste. Damit arbeite ich dann.

Das Mahnwesen erledigt aufgrund der zeitnahen Buchungserfassung mein Steuerberater für mich mit.

In meiner Cloudanwendung (wie z.B. Lexoffice) ist eine Mahnfunktion enthalten

Wie kommt ihr Steuerberater an ihre Bankkontoauszüge?

Ich stelle sie meinem Steuerberater online zur Verfügung.

Ich tätige prinzipiell nur Bargeschäfte.

Ich hole die Auszüge am Automaten/ich bekomme die Auszüge mit der Post und hefte sie dann in den Pendelordner.

Ich drucke die online-Auszüge aus und lege sie in den Pendelordner für den Steuerberater.

Wie erhält Ihr Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen für Ihr Unternehmen?

Ich verwende wie schon seit jeher einen Pendelordner.

Mein Steuerberater erhält die Belege per E-Mail.

Ich habe da einen Schuhkarton der am Monatsende an den Steuerberater übergeben wird.

Wir laden die Belege in ein online-Portal und unser Steuerberater greift darauf zu.

Wie und wann erhalten Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen?

Die Auswertung liegt in meinem Pendelordner wenn ich ihn abhole

Die Auswertungen bekomme ich zeitnah digital zur Verfügung gestellt.

Die Auswertung ist für mich nicht interessant.

Die bekomme ich nur auf Anforderung zugeschickt

Wie übermitteln Sie die Daten für die Erstellung Ihrer Lohnabrechnungen an Ihren Steuerberater?

Die Lohndaten werden in einem importierbaren Format an meinen Steuerberater übermittelt (.xls, .csv, etc.).

Diese Daten erfasse ich online, welche mein Steuerberater dann weiter verarbeitet.

Stundenaufstellungen/Stammdatenänderungen bekommt der Steuerberater mit der Post/per Fax.

Diese Änderungen gebe ich meist telefonisch an den Steuerberater weiter.

Wie werden Änderungen der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter (Adresse, Bankverbindung) gehandhabt?

Mein Steuerberater erhält von mir einen berichtigten Mitarbeitererfassungsbogen in einem Daten-Format zum Einlesen (.xls, .csv, etc.)

Ich kann die Stammdatenänderungen jederzeit online erfassen und diese werden automatisch von meinem Steuerberater berücksichtigt.

Ich schreibe meinem Steuerberater einen Brief/ich schicke ihm ein Fax.

Stammdatenänderungen lohnen sich bei mir nicht, da meine Mitarbeiter dafür nicht lange genug bei mir arbeiten.

Wo und wie werden die Lohnunterlagen (Arbeitsverträge, Personalfragebögen, etc.) aufbewahrt? Wie erhält Ihr Steuerberater diese Daten?

Ist alles in unserem DMS (Dokumenten-Management-System) abgespeichert. Der Steuerberater erhält eine Email mit den notwendigen Daten.

Ich nutze die digitale Personalakte meines Steuerberaters, alle Unterlagen/Verträge werden dort digital archiviert, so dass ich und mein Steuerberater jederzeit darauf Zugriff haben.

Ich habe ein Ordnersystem getrennt nach Mitarbeitern. Für neue Mitarbeiter mache ich von allen Unterlagen für meinen Steuerberater Kopien und schicke sie ihm.

Die Daten sind in einem Datenordner abgespeichert (z.B. im Windows Explorer)

Wie werden die Lohnzahlungen an Ihrer Arbeitnehmer abgewickelt?

Unser Steuerberater stellt uns die Zahlungsdaten für die Gehälter online zur Verfügung – ich gebe diese dann online frei bzw. leite diese weiter an meine Hausbank.

Die Gehaltsüberweisungen übermittelt mein Steuerberater an die Bank und ich gebe diese per Fax an die Bank frei.

Meine Mitarbeiter werden bar bezahlt.

Die Lohnzahlungen werden von mir anhand der Lohnabrechnungen händisch erfasst und dann von mir an die Bank weitergeleitet per Onlinebanking/Überweisungsträger.

Auf welchem Weg erhalten ihre Arbeitnehmer ihre Lohnabrechnungen?

Die Arbeitnehmer erhalten ihre Lohnunterlagen in digitaler Form direkt vom Steuerberater und können diese bei Bedarf drucken.

Die Lohnabrechnungen werden uns digital vom Steuerberater zur Verfügung gestellt, dann ausgedruckt und verteilt.

Nach dem Erhalt der Papierabrechnung vom Steuerberater werden diese an die Mitarbeiter ausgeteilt.

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