Der elektronische Kontoauszug

Der gute, alte Papierkontoauszug lebt noch. Der elektronische Kontoauszug kommt ersetzt diesen jedoch immer öfter. Die Geschäftsbanken bieten Ihren Firmenkunden zunehmend solche als Alternative zum Papierkontoauszug an.  Durch die Digitalisierung und die damit zusammenhängende, permanente Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen ist dies nur eine logische Entwicklung.
Alleine die Sparkassen-Finanzgruppe versendet im Monat aktuell etwa 100.000 elektronische Kontoauszüge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur an ihre Unternehmenskunden (Quelle: Deutscher Sparkassen- und Giroverband e. V.).

Grundsatz

Grundsätzlich werden an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen gestellt. Sie werden daher steuerrechtlich anerkannt. Unverändert gilt für Unternehmen die Pflicht, auch die elektronischen Kontoauszüge bis zum Ende der steuer- und handelsrechtlichen Fristen (zehn Jahre) aufzubewahren. Aus steuerrechtlicher Perspektive gelten hinsichtlich der elektronischen Archivierung seit dem 1.1.2015 die GoBD (Grundsätze  zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). 

Demnach müssen die Auszüge, die elektronisch übermittelt werden als originäre digitale Belege aufbewahrt werden. Das Aufbewahren eines Papierausdrucks des elektronischen Kontoauszugs kommt somit nicht den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung nach.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

Das Bayerische Landesamt für Steuern weist in einem aktuellen Schreiben darauf hin, dass Unternehmer elektronische Kontoauszüge bereits beim Abrufen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und diese Prüfung protokollieren und dokumentieren müssen. In aller Regel lässt sich dieser Prüfprozess mit einem „revisionssicheren“ Dokumentenmanagementsystem (DMS) dokumentieren. Revisionssicher (nach HGB und AO) ist ein solches System dann, wenn es die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und der Dokumentenversionen bei der Umsetzung der GoBD unterstützt.

Dokumentation des Prüfprozesses

Doch nicht jedes Unternehmen hat ein DMS im Einsatz. Alternativ zu diesem kann auch mit einer festgelegten Verfahrensweise, die unabdingbar eingehalten werden muss, der Prüfprozess dokumentiert werden. Dazu ist der elektronische Kontoauszug nach Erhalt bzw. dem Abrufen zu prüfen. Ist der Auszug auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, muss die originäre Datei an einem genau bestimmten Speicherort abgelegt werden. Der Speicherort muss jedoch so bestimmt sein, dass die Auszüge dort in ihrem Ursprungsformat für die Gesamtdauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher archiviertwerden sowie vor Manipulation und Verlust sicher verwahrt sind.

Die bloße Speicherung auf externen Datenträgern ist somit unzureichend. Grundsätzlich empfiehlt sich die Archivierung der Kontoauszüge im von der Bank eingerichteten elektronischen Postfach. Jedoch bieten nicht alle Banken eine zehnjährige Aufbewahrung an. Die elektronischen Postfächer der Kreditinstitute sind also nur bedingt als dauerhaftes Archiv geeignet.Bitte informieren Sie sich hier bei Ihrer Hausbank bzgl. der Aufbewahrungsdauer und den Gebühren.

Hinweis: Eine revisionssichere Archivierung ist bei einigen Mandantenplattformen (Cloud-Lösungen), wie etwa DATEV Unternehmen online möglich. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Termin, wie das dort funktioniert und wie wir Ihre Unternehmensverwaltung bei dieser Gelegenheit auf dem Weg in die digitale Zukunft begleiten können.