Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Positive Nachrichten für Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege. Das vierte Bürokratieentlastungs-gesetz (BEG IV) brachte eine Fristverkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre.

Doch wie wirkt sich diese Fristverkürzung konkret auf die tägliche Dokumentenverwaltung aus und was gilt noch?

Seit 2025 sind die Aufbewahrungsfristen in drei Kategorien unterteilt (10, 8 und 6 Jahre). Die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren wurde mit Beginn des Jahres 2025 eingeführt.

Folgende Unterlagen können ab 2025 vernichtet werden:

Aufbewahrungsfrist zehn Jahre:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,

Aufbewahrungsfrist acht Jahre:
Buchungsbelege und Quittungen aus 2016 und aus früheren Jahren. Zum Beispiel: Lohnabrechungen, Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten, Bankbelege, Bewirtungsbeleg‍e, Kassenbeleg‍e, Quittung‍en,

Aufbewahrungsfrist sechs Jahre:
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 oder früher empfangen oder abgesandt wurden, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen oder Verträge aus dem Jahre 2018 oder davor, Versicherungspolicen nach Ablauf.

Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden?

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für

• eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind ferner betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.